秘書のみなさん、こんにちは！
Hisholio編集長 笹木です。

「お取引先の人事情報を、どうやって入手してますか？」
秘書さん同士で集まるとよく話題になるんです。

秘書さんのお仕事のひとつに、自分の上司が懇意にされている方が昇進されたときの、祝電や祝花の手配がありますよね。
このお仕事、実は「情報をいかに早く、漏れなくキャッチできるか」がすべてと言っても過言ではありません！

異動や昇進の発表から時間が経ってしまってからお祝いを贈るのってなんだか間延びしちゃいますよね。
祝電や祝花は、発表から間を置かずにお届けできてこそ気持ちが伝わるもの。

逆に、他の会社はみんな贈っているのに自社だけ贈れていなかった……。
なんてことになると、上司に恥ずかしい思いをさせてしまうかもしれません。

かといって、誰かが自動的に教えてくれるわけでもないのが人事情報の難しいところ。

「知らなかった」では済まされないこの情報、秘書としてどこから入手するべきか！？
今日は、私が考える代表的な4つの経路をご紹介します。

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日経新聞の人事欄と公式発表をチェック！

まず基本となるのは、日本経済新聞の人事欄をチェックすること！

日経新聞には、日々たくさんの企業の人事異動が掲載されています。
毎朝の業務を始める前にに、自社のお取引先や、上司が懇意にされている方がいらっしゃる会社が載っていないか、目を通す習慣をつけておくと安心ですよ。

とくに、異動が集中する時期は要注意！
4/1付での異動が多いことから、2月～3月あたりは発表が増えますよね。
年度替わりや株主総会のシーズンにも掲載量は多めです。

そして、もうひとつ確実なのが、お取引先の公式サイトでの発表です。
役員人事はニュースリリースとして公表されることが多いので、主要なお取引先のサイトは定期的に確認しておきたいところ。

紙の新聞だけでなく、日本経済新聞の電子版なら、会社名や人名で検索をかけて効率よく探すこともできます。
「人事」コーナーをブックマークしておくのもオススメ。

また、人事欄を見るときは、昇進だけでなく、役職名の変更や兼務の追加、グループ会社への異動にも目を向けてみてください。
お祝いが必要かどうかを判断する材料になりますよ。

新聞や公式発表の良いところは、何より情報の正確さです！
後ほどご紹介する「人づて」の情報と照らし合わせる基準にもなりますので、まずはこの基本を押さえておきましょう。

『日経人事ウオッチ』などの通知ツールで自動化！

とはいえ、毎朝すべてのお取引先をチェックするのは、正直なところ大変ですよね。
そこで活用したいのが、人事情報を自動で通知してくれるツールです。

代表的なものが、日本経済新聞社グループの『日経人事ウオッチ』。
企業や人名をあらかじめ登録しておくと、人事異動や組織変更、さらにはおくやみの情報まで、メールでお知らせしてくれるサービスです。

おくやみ情報も届くというのは大事なポイントで、お祝いの反対のケースでも、秘書が速やかに動かなければならない場面はありますよね。

登録のコツは、会社名だけでなく、グループ会社や、上司と懇意にされている方のお名前そのものも登録しておくこと。
役員の方は会社をまたいで異動されることもあるので、人物単位の登録が効果的かと思います。

チームで情報を共有できる設定にしておくと、自分が休みの日の抜け漏れも防げます。

こちらは法人プラン、個人プランなどと有料部分もありますので、ご利用の方法と照らし合わせてご検討くださいね。

また、名刺管理として「Sansan」を使っている、という秘書さんも多いかと思います。
Sansanを導入しているなら、名刺を登録した方の役職や部署の変更を検知して通知してくれる機能である『お知り合いのニュース』があります。

上司が交換した名刺を登録しておくことが、そのまま人事情報への備えになって便利です！

「Sansan」は有料だし、導入が難しい……！という場合は、無料で使えるGoogleアラートもオススメ！
お取引先の会社名や気になる方のお名前を登録しておけば、関連ニュースが出たときにメールで通知が届きます。

自分で探しに行くスタイルから、届けてもらうスタイルへと仕組み化しておくと、忙しい時期でも漏れがぐっと減りますよ！

人から教えてもらう！～決め手は日ごろのコミュニケーション！～

そして3つ目が、人から教えてもらうという経路です。

営業さんをはじめ、お取引先と日頃接点のある社内のメンバー。
そして先方から届く異動のご案内状やご挨拶状。
これらも、とても貴重な情報源ですよね。

でも、ここで声を大にしてお伝えしたいのは、この経路は、秘書さんの日頃のコミュニケーション力が問われるということなんです！

ちょっと考えてみてください。
営業さんがお取引先の人事情報を知ったとき、その情報を「そうだ！あの秘書さんにも教えてあげよう！」と思うかどうかは、日頃の関係性次第ではないでしょうか。

普段から社内のメンバーとしっかりコミュニケーションを取り、感謝を伝え、困ったときには助け合える関係を作れている秘書さんのところには、自然と情報が集まってくるように感じます。

とくに意識したいのは、3つのこと。

まず、平時のうちに「人事情報があったら、ぜひ教えてくださいね」とお願いしておくこと。
異動シーズンになってから慌ててこちらから聞き回るのではなく、普段の会話の中で伝えておくのがポイントですよ。

次に、自分からも情報を渡す「ギブ」の姿勢。
自分が先に知った情報は関係しそうな方へ共有するなど、持ちつ持たれつの関係を育てておきたいですね。

そして、情報をもらったら、必ずお礼と結果報告をすること！
これ、忙しい秘書さんは忘れがちかもしれません……。

「教えていただいたお陰で、すぐにお祝いを手配できました！ありがとうございます」
「上司も知らなかったようで、〇〇さんが情報をくださったことに感謝していました」

こんな一言が、次の情報を運んできてくれます。

情報をどう探すかのスキルも大事かと思いますが、集まってくる状態を作っちゃう方がラクですよね。笑
その土台になるのが、毎日の何気ないコミュニケーションなのだと、つくづく感じます。

これは社内に限った話ではないんです。
他社の秘書さんとの横のつながりも、立派な情報源になります！

先方の秘書さんと面識があれば、案内状だけでは分からない「お祝いを贈るならいつ頃、どんなものがよいか」といった温度感まで教えていただけることもあります。
日頃から秘書同士でつながっておくことが、こういう場面でも力になってくれるはず。

情報を入手したら、報告と手配までをワンセットに！

いかがでしたか？

お取引先の人事情報の入手経路は、日経新聞の人事欄や公式発表のチェック、通知ツールでの自動化、そして人から教えてもらうこと。
この3つを組み合わせることで、カバーできる範囲がぐっと広がります！

そして情報を入手したら、上司への報告と、祝電・祝花の手配までをワンセットで速やかに行いましょう。

『秘書の仕事に正解はない』からこそ、ご自分の環境に合った情報収集の仕組みを、ぜひ作ってみてくださいね。

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです！

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