秘書のみなさん、こんにちは！ Emilyです。
みなさん、ひとつ前のこちらの記事、もう読みましたか？

→秘書1年目にやっておけばよかった10のこと【Hisholio編集長】

読みながら「わかりすぎる……！」「私も1年目のときにこれ読みたかった……！」と何度うなずいたか！笑
ということで、私も便乗して書いてみました！

編集長とは違う視点もあると思うので、ぜひ2記事セットで読んでみてください～！

＼ 記事を読む前にこちらもチェック！ ／

会社の基本・全体像を勉強しておく！

私は新卒で秘書課に配属されたので、会社というものを本当に何も知らない状態で秘書の仕事をスタートしました。
「専務と常務って、どっちのほうが偉いの？」「そもそも役員って何？」というレベルです……！

見かねた上司が研修室を1時間押さえて、「会社とは」「役員とは」「役職の序列」などをマンツーマンで授業してくれたほど。
上司の貴重な時間を奪ってしまったと、思い出すだけで申し訳ない気持ちになります。笑

こうした最低限の知識は、入社前か入社直後に自分で身につけておくべきだったな、というのが私の反省点です。
ちなみに、こうした会社の仕組みは秘書検定の参考書でも学ぶことができます！
受験しなくても読むだけで役立つので、社会人経験が浅い方や、会社の仕組みに自信がない方はぜひ手に取ってみてください！

電話は率先して取る！

まだ仕事にも慣れず、自分の知識にも自信がない頃の電話って、恐怖ですよね。

「聞かれても答えられなかったらどうしよう」
「相手の会社名を聞き取れなかったらどうしよう」
「変な対応をして怒られたらどうしよう」

そんな不安で、私も電話が鳴るたびにドキッとしていたことを覚えています……！

でも、取らないといつまでたっても慣れない！
そして、時間が経てば経つほど、逆に取りづらくなるんですよね。
ここは勢いでデビューしてしまったほうが楽です！

電話には「保留」という便利な機能があります。
困ったときは落ち着いて「確認しますので、少々お待ちください」と保留ボタンを押せばOK！
周りの人が助けてくれますよ。

まずは「電話に出ること」に慣れるのが第一歩です！

受付・応接室・会議室まわりの導線を早めに把握！

「応接室Dってどこだっけ？」
「この会議室、何人入れるんだっけ？」
「プロジェクターがある部屋ってどこ？？」

1年目はこうした情報が頭に入っておらず、会議や来客前に焦ることがよくありました。
受付から応接室までの導線や、会議室の設備をきちんと確認しておくべきだったと思います。

頭で覚えるより、実際に歩いて確認するのが一番！
他フロアも含めて、社内をぐるっと一周しておくことをオススメします！

褒められたことを書き溜めておく！

失敗したことはいつまでも覚えているのに、褒められたことって忘れやすい気がしませんか？
私がタイムスリップして1年目の自分に会えるとしたら「褒められたことを記録しておけ～！」とアドバイスします！笑

とくに、1年目はできないことばかりに目が向きがち。
ミスが続くと、自己肯定感がどんどん下がっていくんですよね。

でも、ちゃんと褒められたこと、認めてもらえたこともあるはず。

たとえば、
「いつも笑顔でいいね」
「今日の電話応対、上手だったよ」
「気づいてくれてありがとう」などなど。

これらを書き留めておいて、落ち込んだときに見返すと、自己肯定感が復活します！

ミスしたことをリストにしておく！

先ほどとは逆のアドバイスになりますが、ミスも財産です！

私は入社早々、メールで宛先間違いをしたことがありました。
そのときはしっかり反省したはずなのに、翌週また同じミスをしてしまったんです。

1回目のミスは仕方ないとしても、同じミスを繰り返すのはよくないですよね。
それ以降、1度ミスしたことは書き溜めておくことを習慣にしました。
これを続けると、自分専用の「事故防止チェックリスト」ができあがります！

落ち込むだけで終わらせず、次に活かす仕組みに変える。
この習慣が、1年目にはとくに大切だと思います！

社内の「頼れる人」を見つけておく！

秘書の仕事って、いろいろな部署の人と関わりますよね。
総務、経理、人事、情報システム、広報、営業部門など……
だからこそ、困ったときに「誰に聞けばいいか」がわかっているだけで、安心感が段違い！

説明がわかりやすい人、感じよく対応してくれる人、返信が早い人などは「頼れる人」候補です。
「この人！」という存在を見つけたら、内線表に印をつけておくだけでも心強いですよ。

また、助けてもらったら、後日改めてお礼を伝えることも大切。

「先日は教えていただきありがとうございました」
「おかげさまで無事に対応できました」

そんなやりとりがあるだけで、次に相談するときもお願いしやすくなります！

自分の「得意分野」を1つ決める！

1年目はなかなか自分に自信が持てない時期。
先輩たちがみんな立派に見えて「自分はまだ何もできない」と恐縮してしまうこともありますよね。

そんな中、同期の子が1年目から先輩に頼られている場面がありました。

その同期は、毎日退勤後にデパ地下をパトロールするくらいスイーツが大好き！という子。
お菓子情報に詳しくて、手土産選びのたびに先輩から「最近のオススメある？」と相談を受けていたんです。
得意分野の質問を受けて、その子が堂々と受け答えしている様子が、とてもうらやましかったのを覚えています。

みなさんも「お店選びが好き」「文章をよく褒められる」「調べ物が速い」など、自分が人より得意かもと思うこと、ありませんか？
自分なりに少し詳しいこと、周りより少し得意なことがあるだけで、「私にも役に立てることがある」と思えるようになります。
それが、仕事の自信にもつながっていくかと思います！

世間の話題についていく！

私はスポーツ経験がなく、スポーツ観戦にもあまり興味がありませんでした。
ワールドカップやオリンピックが、いつどこで行われているのかも知らずに生きていたくらいです。笑

でも、上司との何気ない雑談や、来客時のエレベーター内での会話などで、あまりに世間知らずだと話が全然盛り上がらないんですよね。

「昨日の試合すごかったね」
「今朝のニュース見た？」
「最近、〇〇が話題だよね」

そう言われても、何のことかわからない……！
そんな場面が何度もあり「こうした話についていけないのはまずいかも」と気づきました。

朝の通勤中にネットニュースに目を通すだけでもだいぶ違います。
スポーツ、経済、季節のイベント、話題のお店など、浅く広く知っておくだけで、ちょっとした雑談に入りやすくなります！
雑談力も、秘書にとって大切なスキルですよね。

社内用語・業界用語をメモしておく！

秘書になりたての頃は、会議や電話で飛び交う言葉がまったくわからなくて戸惑いました。

「稟議」「決裁」「アジェンダ」「リスケ」……
なんとなく聞いたことはあるけど、正確な意味はわからない。でも、忙しそうな先輩に毎回聞くのも気が引ける。
そんな状態で、なんとなく聞き流していたんです。

今となっては、わからない言葉が出てきたときに、その場でこっそりメモしておく習慣があればよかったなと思います。
あとで調べたり、先輩にまとめて聞いたりすれば、もっと早く会話の理解度が上がっていたはず！

余計なプライドは捨てる！

秘書1年目の私は「できないと思われたくない」という気持ちが今以上に強くありました。
素直に質問できなかったり、失敗するのが怖くて一歩引いてしまったり。
今思えば、余計なプライドだったなーと思います。

なぜなら！2年目・3年目になると、もっと聞きづらくなります。
そして、もっと失敗しづらくなります！

1年目は、少しくらい失敗しても周りが温かく受け止めてくれる時期。フォローもしてもらいやすいですよね。
1年目こそ、なんでも立候補してチャレンジしてみるのがオススメです！

「わからないので教えてください」
「一度やってみてもいいですか？」

そんな風に言えるのは、1年目の特権でもあります！
こうしたチャレンジの積み重ねが、2年目以降の差になっていきますよ。

秘書1年目の経験は、すべてが財産！

以上が、私なりの「秘書1年目にやっておけばよかった10のこと」です！
いかがでしたでしょうか？

秘書1年目は、たくさん聞いて、たくさん挑戦できる貴重な時期。
失敗や恥ずかしい経験も、あとから振り返れば「あの経験が今の成長につながってる！」と思えるはずです。
焦らず、一歩一歩進んでいきましょう！応援しています！

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです！