秘書のみなさん、こんにちは！
Hisholio編集長 笹木です。

今回は少し特別な記事です。
わたし自身の話をさせてください！

わたしが秘書になったのは、もうずいぶん前のこと。
当時は「秘書って何するの？」というくらいの知識しかなく、ビジネスマナーも、役員のスケジュールの実態も、何も知らないまま飛び込みました。

いま振り返ると、あの頃の自分に伝えてあげたいことがたくさんあるんですよね～。

今日は「1年目にやっておけばよかった10のこと」として、失敗談を交えながら正直にお話しします。
もしいま秘書1年目の方がいれば、ぜひ参考にしてくださいね！

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ビジネスマナーの本を一冊読んでおく

秘書になって数週間が経ったころ、上司から「今度の会食に手土産を用意して」と言われました。
意気込んで厳選した渾身のギフトをひとつ用意し、上司に渡したんです。

ところが翌日、こんなメールが上司から届きました。

「どうして先方が3名なのに、ギフトが1つしかなかったんですか？非常に苦心しました。すぐに2つ手配して郵送してください」

……頭が真っ白になりました。笑

ビジネスの手土産は「先方の人数分」が基本。
でも当時のわたしには、そんな常識がなかったんです。

親戚の家に遊びに行くときでも人数分なんて用意しないですよね？
一般常識とビジネスマナーって、やっぱり別物なんですよね。

秘書には「知っていて当たり前」とされる暗黙のルールがたくさんあると知ったきっかけでした。

1年目のうちにビジネスマナーの本を一冊じっくり読んでおくだけで、こういう失敗はかなり防げると思いました。

役員のスケジュールの「密度」を覚悟しておく

秘書になって最初に度肝を抜かれたのが、上司のカレンダーを初めて見た瞬間です。

「え！！空いてる時間がないじゃん！！」

それまでわたしが「忙しい」と思って見ていたのは、部長や本部長クラスの方々でした。
でも役員のスケジュールは、その比ではなかったんです。

秘書仲間の間では「ガチのテトリス」とよく表現しますが、本当に分刻みで予定が詰まっています。

だからこそ、スケジュールを管理する秘書という役職が存在するんだと、初めて実感した瞬間でもありましたね。

覚悟さえしておけば、驚かずに済みますよね。
現役秘書のみなさん！「ガチのテトリス」、楽しんでますか？笑

「精度」の意識をきたえておく

秘書になる前、わたしは営業職だったんです。
社内メンバーとは「じゃ、水曜の午前の手が空いたタイミングで声かけるね〜」というゆるやかな打ち合わせ設定が普通でした。

でも秘書の仕事は違いますよね！
日時・場所・出席者・所要時間・移動時間・前後の予定との兼ね合い……すべてを細かく、確実に、ミスなく調整することが求められます。

最初はこの「精度感」についていくのが本当に辛かったです。
お恥ずかしながら「ちゃんとする」という感覚が、それまでの自分とはまるで違う水準で求められることが苦しかったです。

でもこの精度感、慣れることができます！
最初だけ辛い。
そう思っておくだけで、少し楽になると思いますよ。

自分の身辺を整えておく

秘書になって気づいたこと。
「自分、思った以上に社内で見られている！」ということです。

大きな会社だと特に、役員ってその会社の中ではちょっとしたスターなんですよね。
その秘書も当然、注目される立場になるんだと思います。

「あの秘書さん、〇〇でよくお買い物するらしいよ」
「先週、合コン行ったらしいよ」……

なんて噂が飛び交うことも。笑

仕事の実力とは関係のない話ではあるので不本意ではあるのですが。
でも、信頼される秘書として働くためには、それだけ自分の行動に責任を持つ必要があるということなのかも。

余計なところで信頼を落として仕事に響くのはもったいない！
SNSの使い方、プライベートの過ごし方、身だしなみ。
意識しておいて損はないと思います！

 プライベートの予定は「柔軟」に組む

「友達が少なくなった」というのが、秘書1年目の最大の誤算のひとつでした。涙

秘書さんたちには同意してもらえる感覚かと思いますが、秘書は自分で自分のスケジュールを決められないですよね。

とにかく上司のスケジュール次第！
急なトラブルが起きれば秘書も対応が必要になります。

半日後の自分の状態が読めないから、友達との夜の予定をよくドタキャンしてしまって……
気づいたらだんだん誘われなくなっていました。笑

友達には「秘書という仕事柄、急にキャンセルすることがある」と正直に話しておくのがオススメ！
それだけで関係が壊れずに済むことが多いです。

友達と会うのは上司が出張の日や週末がいいのかもしれませんね。
秘書の悲しい現実……。

秘書特有の言葉・文例を覚える

「万障お繰り合わせの上、ご臨席賜りますようお願い申し上げます」

最初にこのフレーズを見たとき、心の中で「え！ナニコレ！侍！？」と思いました。笑

でも2年目になると、自然とこういった表現がすらすら出てくるようになりまして。
「慣れてきたな！わたし、秘書っぽい～！」と感じた瞬間でもあったんです。

秘書の仕事では、こういった独特の敬語表現や定型フレーズが多く出てくると思いませんか？
最初から全部覚える必要はありませんが、1年目のうちに秘書向けのメール文例集を手元に置いておくだけで、かなり助かると思います。

私のようにいちいち「侍！」とか心の中でツッコミを入れずに済みます！笑

「優しさ」と「強さ」は別物だと知っておく

社内で周りのメンバーと衝突するのって、誰しも気分のいいものではないですよね。
わたしの秘書1年目は「自分が我慢して場を収める」という対応を取っていました。

でも、それでは上司を守れないということに、だんだん気づいていったんです。

秘書の仕事は、上司のパフォーマンスを最大化させること。
そのためには、ときに現場と交渉しなければならない場面もあります！
ほかの役員に無理をお願いしなければならない場面も出てきます！

秘書としての「優しさ」と、上司のために主張できる「強さ」は、どちらも必要だと思っています。

1年目のうちから「強さ」を磨くことを意識しておくと、のちのちの成長が早いじゃないかなーと感じます。

上司の習慣・体調をしっかり把握する

秘書になって最初の週、上司がランチに誘ってくれました。
「これからよろしくね」みたいな場を設定してくれたんです。

そしたら、上司が食後にお水を頼んで薬を飲み始めたんです。
わたしは「個人の体調のことだし、立ち入ったら失礼だ」と思って、ちらっと見るだけにとどめていました。

そしたら上司がわたしの視線に気づいて、「これは〇〇の薬でね、毎食後に飲んでるんだよ」とご自分から教えてくれたんです。

そのとき「なるほど！」と気づいたんです。
秘書には、上司の体調管理も仕事のうちなんですよね。
遠慮して距離をとるよりも、しっかり把握することがむしろ上司のためになることもあるんです。

それ以来、食事の後はすかさずお水をご用意するように気を付けていました。

あの時、上司が薬の話をしてくださらなかったら、わたしはずっと「この上司が飲んでる薬はなんだ？重い病気か？」とモヤモヤ妄想していたと思います。
無駄なモヤモヤですよね。笑

遠慮より「把握」を意識してみるのもオススメ！

先輩に聞く前に、まず自分で調べる

未経験で秘書になったので、最初はわからないことだらけでした。
そんなわけで、先輩秘書さんからの「いつでも聞いてね～！」に甘えて何でも聞いていました。

そしたらある日、かなり厳しいトーンで「まず自分で調べてから聞いてください」と言われてしまったんです。

当時は正直ショックでしたが、いまでは本当に感謝しています。
秘書でなかったとしても、自分で調べる・考えるという姿勢は、すべての仕事の基本ですよね。

先輩の時間にも限りがあるわけです。
「聞いていい質問」と「自分で解決すべきこと」を分けて考えることって、大切だな、と実感した一件でした。

上司に直接聞く勇気を持つ

9番目と矛盾するようですが、これも大事なことだと声を大にして言いたい！

「忙しい上司に聞くのはおこがましい」という遠慮から、周りの秘書さんに「こんな時はどうしていますか？」と質問を繰り返していた時期がありました。
でも実は、上司に直接聞いてしまったほうが一番早く正確に解決できる場合が多いんですよね。

先輩秘書さんの時間を奪っていたことを後悔しましたし、何より「上司の判断や考え」は上司本人にしか分からない！

遠慮ではなく、秘書の仕事の一環だと認識し、敬意を持って直接聞く。
その勇気を、1年目のうちから持っていくと、仕事がサクサク進むと思います。

知っているだけで、最初の一歩が楽になる！

いかがでしたか？

10個並べてみると、どれも「知識」ではなく「感覚」の話ばかりだなぁ、と改めて感じます。
ビジネスマナーは本で学べますが、「精度感」「強さ」「遠慮のしどころ」は、自分で体験しながら磨いていくしかないんですよね。

でも、あらかじめ「秘書にはこういうことがあるんだ！」と知っていれば、最初の一歩が少し楽になるのかも。

Hisholioを読んでくれているみなさんが、少しでも自信を持って秘書の仕事を楽しんでくれたら嬉しいです。

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです！