秘書のみなさん、こんにちは！ Emilyです。

夏の忙しさが落ち着き、下半期に向けて新たなスタートを切る時期になりましたね。

春に入社した新人秘書さんも、少しずつ仕事に慣れてきたころではないでしょうか？
電話の取り次ぎやスケジュール管理もスムーズになり、上司や先輩から「もう安心して任せられる」と言われる場面も増えてきたかもしれません。

でも、実はこの「慣れてきた時期」こそ注意が必要！
最初の緊張感が少し和らいだことで、思わぬところで態度に緩みが出たり、確認不足が重なってしまったり……。

私自身もこのタイミングで小さな失敗をいくつも経験しましたし、同僚がつまずく姿もたくさん見てきました。

そこで今回は「慣れてきた新人秘書さんが気を付けたいこと」を、私の新人時代の経験をもとにお伝えしていきたいと思います！

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上から目線に聞こえる話し方

慣れてきたころに陥りやすい落し穴のひとつが「話し方」。
言葉づかいは丁寧でも、声のトーンや表情によってぞんざいに聞こえてしまうことがあるんです。

私が秘書になって半年ほど経った頃、部署のパートさんに作業をお願いする場面がありました。

その際、自分の頭の中では進め方が整理できていたので「これはこうで、次にこれをこうして……」と背景を省いて、手順のみを一気に伝えてしまったんです。
今思えば、説明が早口で、たたみかけるような印象になっていたと思います。

さらにその日は忙しく「早く伝えて次の仕事に戻らなきゃ」という焦りもありました。
そのせいで「これでお願いします」「これは違います」と断定的な言葉が口をついて出てしまい、柔らかい言い換えをすっかり忘れていたんです。

パートさんの表情が一瞬こわばったのを見て、ハッとしました。
自分では効率よく指示したつもりでも、相手には威圧的に映ってしまったと気付いたんです。

慣れてきたときこそ「素の態度」が出やすく、忙しさも相まって早口や断定的な口調にもなりやすいと思います。

私もこの経験を通じて、声色を少し柔らかくする、表情を和らげるといった意識を常にもつようになりました。

電話直後の「オフ」の態度

電話対応は、受話器を置いた瞬間に「おしまい！」と思いがち。
だからこそ、その「直後」に素が出やすかったりします。

私は以前、ちょっと面倒なお客さんからの長電話に対応したことがあります。
話を終えて受話器を置いた瞬間、思わず「はぁ～」とため息をついてしまいました。

そのときに、ちょうど上司が後ろを通りかかり「今のは相手に失礼だよ」と注意を受けてしまったんです。

電話を切った後なので、もちろん相手には聞こえていないはず。
それでも、周囲は見ているもの。秘書の言動ってそれだけ目立つんだな、と改めて認識した出来事でした。

電話を切った後の「オフの瞬間」まで気を抜かないこと。
これを意識できると、秘書としてより丁寧な印象を与え、周囲から「この人は安心できる」と信頼されるようになるかと思います！

周囲への接し方

「周囲への接し方」も、注意したいポイント！
秘書の態度は「会社の顔」として受け取られるからこそ、誰に対しても変わらない姿勢でいることが大切です。

以前、隣の部署の秘書さんが、カウンターで配達員の方に少し投げやりな態度をとっているのを見かけたことがあります。
しかも、その秘書さんは来客対応がとても丁寧だと社内で評判の方だったんです。

「そのときはちょうど忙しかった」などの事情があったのかもしれませんが、場面や人によって態度を変えてしまうのかな？と残念に感じてしまいました。

上司宛ての緊張感のある来客対応ではきちんとできても、日常の業者対応やちょっとした来客では気が緩んでしまう……というのも、慣れてきたころに陥りやすい落し穴かもしれません。

一方で、別の秘書さんがオフィスビルの清掃員の方とすれ違った際に、にこやかに「いつもありがとうございます」と声をかけているのを目にしたこともあります。

ほんのひと言なのに、その場の空気がぱっと明るくなり、周囲にいた私たちまで気持ちが和らぐようでした。

秘書としての姿勢は、相手の役職や立場にかかわらず一貫していることが大切ですよね。
誰に対しても同じように丁寧に接することで、秘書としての信頼を守り、会社全体の印象を良くすることができると思います。

先入観や決めつけ

何度もやり取りを重ねるうちに「この人はこういうタイプだ」と先入観が芽生えてしまうこともあります。

私自身も、ある取引先に対して「この人は必ず遅刻する」という思い込みを持っていたことがありました。
そのため「どうせ遅れるに違いない」と考えて、前の予定とのバッファを設けずにスケジュールを詰めてしまったんです。

ところが、その日に限って相手が予定どおりに到着！
こちらが準備不足で慌ててしまい、結果としてお待たせする失礼をしてしまいました。

この経験から肝に銘じたのは、人の行動は状況や環境によって変わるということ。
過去の経験に頼りきるのではなく、毎回フラットな目で相手を見て柔軟に対応することが、秘書として重要な姿勢だと実感しました。

上司との距離感

仕事に慣れてくると、上司とも自然に会話が増え、冗談を言い合えるようになることもあります。
毎日一緒にいるからこそ距離が縮まるのは当然のこと。でも、その心地よさに甘えてしまうと、知らないうちに境界線を越えてしまうことがあるかもしれません。

私が以前見かけたのは、同僚の秘書が上司と和やかに雑談している姿でした。
2人とも楽しそうで、決して悪い雰囲気ではなかったのですが、その光景を見た周囲の社員の中には「あの2人、ちょっと距離が近すぎるのでは？」と感じる人もいたようで……。

実際、その同僚は仕事熱心で一切悪気はなかったのですが、結果的に周囲からの評価を下げてしまったんです。

秘書はあくまで上司の「職務上のパートナー」ですよね。
その距離感を保つことが、自分の信頼を守るだけでなく、上司を不必要な誤解から守ることにもつながります。

慣れてくると気づかないうちに会話がフランクになりやすいもの。
「それが他の人の目にどう映るか？」ということを、客観的に意識してみることが大切だと思います！

秘書として信頼されるために

今回は「慣れてきた新人秘書さんが気を付けたいこと」について、私の新人時代の経験をもとにお伝えしました！
明日から意識してみようと思えるヒントは見つかりましたでしょうか？

仕事に慣れてきたころに出てしまう小さな緩みは、誰にでもあるもの。
けれど、それが積み重なると、徐々に信頼や評価にも影響してしまいます。

だからこそ、ちょっとした言葉のトーンや表情、確認の習慣、周囲への接し方に改めて意識を向けてみることが大切だと思います。

毎日の小さな積み重ねこそが、秘書としての品格を形づくり、上司や周囲からの信頼へとつながっていきますよね。

「慣れ」は秘書として成長した証！
その先にある「慢心」や「油断」に足を取られないよう注意しながら、少しずつ「信頼される秘書」を目指していきましょう！

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです！