秘書のみなさん、こんにちは。ライターのかなぺんです。

打ち合わせ、メール、電話、チャット……
秘書のみなさんはコミュニケーションにあふれた毎日をお過ごしではないでしょうか。

実は私は経理から秘書にキャリアチェンジしたので、最初は「秘書ってこんなにもいろんな人と関わっているのか！」と驚いたことを、今でも覚えています。

気付けば秘書にキャリアチェンジして5年が経とうとしています。
そんな中で、最近社内の新人さんとの会話で感じたことがあったので、今回はその学びをシェアさせてください。

＼ 記事を読む前にこちらもチェック！ ／

最近あった新人秘書さんとのエピソード

先日、新人秘書さんとのやり取りで、印象に残った出来事がありました。

役員から
「次の○○社のとの会議のためにTeamsのリンク発行しておいて」
という依頼があったんです。

ただ、その会議についてはすでに先方企業からZoomのURLが共有されている状況でした。

そのとき、新人秘書の方は
「先方からZoomのリンクが発行されていますが、Teamsのリンクを発行したほうがよろしいですか？」
と役員に確認していました。

この記事を読んでいる秘書さんは、上記の確認についてどう思いますか？
（ちなみに、弊社ではTeamsもZoomも使用可能です）

私だったら、役員には確認せずそのまま先方からいただいたZoomのURLを関係者へ共有していたと思います。

役員の言葉は、必ずしもオンラインミーティングツールを指定しているというより、
「オンラインミーティングが問題なくできる状態にしてほしい」という意図だと受け取ったからです。

このやり取りから、仕事の受け取り方やコミュニケーションの違いが出ている場面だな！と感じたんです。

「言われた通りに動く」のその先って？

もちろん、役員から
「Teamsのリンク発行しておいて」と言われたので、Zoomでも問題がないか確認することは間違いではないですよね。

「言われた通りに正確に対応すること」は基本的なことですし、こういった小さな積み重ねが信頼関係の構築につながっていくと思います。

ただ、仕事を続ける中で少しずつ感じるようになったのは、役員の指示は「そのままの言葉」が全てではない、ということなんです。

お忙しい中で発せられる指示は、細かい前提や意図が省略されていることも多いと感じています。

今回のように

この点を考えるだけでも、対応の仕方は変わってきますよね！

確認を取ることは、とても丁寧な対応ですし、間違いを防ぐという点では安心感もあります。
一方で、毎回すべてを確認事項として返してしまうと、役員の仕事・思考を止めてしまうことにつながる場合もあるのではないかと感じています。

この件を通して、私自身が経験を重ねる中で、「言われた通りに動くこと」に加えて、「言葉の背景にある意図を考えること」を意識するようになっていたことに気付けました。

こんなケースも！

同様のケースをもう1つご紹介しますね。

上司から「※※部の○○さんと打ち合わせ入れておいて」と言われることは、秘書業務においてよくあるケースだと思います。

そんなときに

と、指示に隠されたヒントから意図を推測し続けていると、役員と秘書での「阿吽の呼吸」が出来上がってきますよね。

役員からの信頼が厚い秘書さんはこのように上司の指示の意図を汲み取り
↓
仮説を立て
↓
実行し
↓
次の業務に生かす

こんな一連のルーティンが出来上がっているのかもしれませんよね。

明日からの業務に生かすために

では、こうした場面でどう考えればよいのかを考えてみました。
私が心がけているのは、まず一度、自分なりの仮説を持つことです！

たとえば上述のケースであれば、「既にZoomのURLをいただいているので、それを使って会議ができる状態にするのが目的だろう」と考えてみる、ということです。

このように仮説を立ててみると、「このあとに何をすればよいか」が見えやすくなると感じています。

こんな点が秘書としての役割でしょうか。

先の流れが見えてくると、直前対応やイレギュラー発生時も慌てにくくなり、結果として精神的な余裕にもつながってくるように感じています。

「確認」にも自分の考えを添える

仮説に自信がないときは、もちろん確認も必要ですよね！

ただその際も、「先方のZoomリンクを使用して共有しようと思っています」のように、自分の考えを添えて確認するようにするのがオススメ！

単なる確認から「秘書としての提案を伴うコミュニケーション」に変わると感じています。

こうした日々のコミュニケーションを繰り返していると、「私が担当している上司は何を重視するのか」「どこまで任せてもらえるのか」といった感覚も、少しずつ掴めるようになってきたんです。

これは自分からも提案して、そこに対する上司の回答を受け取る、というやりとりを経た結果だと思っています。

正解がない秘書の仕事だからこそ

秘書の仕事には明確な正解がない分、「言葉どおりに対応する」から一歩進んで、「仮説を持って対応してみる」という意識を持つのが大切だと感じています。

それだけでも日々の対応の質や、やり取りのスムーズさが変わってきますよ！

日々の上司との会話の一つ一つが仮説を立てるためのヒントになっているのかもしれません。
そう考えると、ちょっと謎解きのようでワクワクしてきませんか？笑

毎日コミュニケーションに向き合っている秘書のみなさんの、少しでも参考になれば嬉しいです。

それでは秘書のみなさん、今日もお疲れさまです！